SISTEMA INFORMASAUN BIBLIOTEKA NIAN

Sistem Informasi Perpustakaan

Penjabaran umum mengenai sistem informasi dapat dilakukan dengan melakukan pendekatan terhadap definisi sistem dan informasi itu sendiri. Setiap sistem informasi pada suatu organisasi tentu berbeda dalam penerapannya, ini didasarkan pada jenis sistem informasi yang digunakan oleh organisasi tersebut. Jenis sistem informasi ini akan menentukan langkah berikutnya dalam penentuan unit jenis layanan yang dibedakan menurut dukungan level manajemennya.

Adapun jenis sistem informasi dalam Information System a Management Perspective, Alter (1992) yaitu TPS (Transaction Processing System), MIS (Management Information System), DSS (Decision Support System), EIS (Executive Information System), OAS (Office Automation System), GSS (Group Support System).

Adapun sistem informasi dalam berbagai bidang seperti akuntansi, manufaktur, pemasaran, dan sumber daya manusia termasuk dalam sistem informasi berdasarkan area fungsional. Pun sistem informasi pada perpustakaan.

Pada proses pembuatan sistem informasi ini, terdapat beberapa tahap yang mesti dilalui. Pertama, kepekaan para analis atau pustakawan dalam membaca arus informasi yang berlangsung di perpustakaan. Di sini, saya akan melakukan pendekatan dari pengetahuan dasar pembuatan sistem informasi dan pendekatan ilmu informasi dan perpustakaan. Perlu diketahui, perbedaan mendasar mengenai cara pemahaman ‘orang informasi’ dan ‘orang informatika’ ialah dalam penerapan dan penyajian data atau informasi tersebut.

Orang informatika terbiasa membaca gejala atau fakta yang ada untuk disajikan dalam bentuk data. Orang informasi membaca data untuk menjadikannya informasi. Keduanya melakukan tindakan yang sama yakni membaca. Pun pada akhirnya, akan menyajikan serangkaian alur informasi pada sebuah perpustakaan.

Sebelumnya kita mesti mengetahui komponen apa saja yang telah ada dalam tiap bagian, Input-Output-Process. Data pertama adalah data masukan, ialah data-data apa saja yang masuk untuk diproses kemudian. Misalnya, Formulir Pendafaran Anggota Perpustakaan. Data Anggota Perpustakaan kemudian diproses menjadi Laporan Anggota Perpustakaan. Data Buku diproses menjadi Laporan Koleksi Buku, dan sebagainya. Bagian penting dalam membuat alur sistem informasi perpustakaan adalah menyajikan fakta atau peristiwa tersebut dalam sebuah data alir atau Flow Chart. Ini berfungsi untuk memudahkan dalam membaca setiap alir data masukan, proses yang berlangsung dan data keluaran yang biasanya berupa laporan.

Salah satu proses dalam sistem informasi perpustakaan. Calon anggota mengisi Formulir Calon Anggota yang memuat data pribadi seperti nama, alamat, dan nomor kontak. Formulir tersebut diserahkan pada petugas untuk diproses dengan ketentuan tertentu, contohnya data yang diisi calon anggota telah lengkap dan sesuai dengan kebutuhan pustakawan akan informasi mengenai anggota perpustakaannya kelak, bila formulir tersebut belum lengkap maka diserahkan kembali pada calon anggota untuk dilengkapi terlebih dahulu, apabila telah lengkap dan sesuai maka data yang dimasukan (input) tersebut disimpan dalam sebuah basis data (database) khusus dengan nama Data Anggota Perpustakaan.